職場での会話術。雑談力や相談力を高めて職場の居心地を良くする方法。 | 「ひと」と「ひと」の間を考える。『rooftop』〜コミュニケーションとコミュニティ〜

2016/05/18

職場での会話術。雑談力や相談力を高めて職場の居心地を良くする方法。

[知識]

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

職場での会話やコミュニケーションについての悩みはとても多いように感じます。

また、会話やコミュニケーションが円滑でないことが原因で、人間関係が悪くなってしまったり、会社の居心地が悪いと感じることも少なくありません。

ここでは、雑談や相談といった職場において基本となる会話についての技術を記載しています。

簡単に実践できる基礎的なものばかりですが、意識的に行うことで人間関係が改善されたり、居心地が良くなったりすると思います。

また、コミュニケーションの技術については、下記のブログでも紹介していますので、併せて活用して頂けると効果が大きいと思います。

会話が苦手な人のためのコミュニケーションの技術(基礎技術編)。

[目次]

第1章:挨拶力を高める。

第2章:雑談力を高める。

第3章:相談力を高める。

おわりに。

第1章:挨拶力を高める。

挨拶は、職場においてもプレイベートにおいても、最も基本的なコミュニケーションといえます。

簡単な行為のようですが、意識して行うかどうかで結果は大きく異なります。

自然な笑顔で挨拶されれば嬉しいし、仏頂面で挨拶されれば嫌われているのかなと不安になります。

そのため、まずは挨拶を意識的にしっかりと行うことがコミュニケーションの第一歩だと思います。

相手の目を見たり、軽く会釈をするなど、動作を加えながら、ボールを優しく手渡しするようなイメージで声をかけるのが良いと思います。

もし余裕があれば、プラスアルファの1ネタを加えると、雑談に発展していきます。

相手のことをある程度知っているのであれば共通の話題でも良いし、「おはようございます。今日は暑いですね。」とか、「お疲れ様でした。打ち合わせ大変でしたね。」とか、天候や職場での出来事にふれても良いと思います。

小さな話題や短い時間であっても、相手の自分に対する印象は大きく変わるので、まずは意識して挨拶をすることが大切です。

第2章:雑談力を高める。

雑談、雑誌、雑貨、雑学などなど、「雑」と付くものは楽しい要素をたくさん含んでいるのですが、守備範囲が広くどこから手をつけて良いのか迷うこともあります。

また、職場での雑談においては、どこまでプライベートに踏み込むのか悩むこともあります。

職場では一切プライベートの話はしたくないという人もいるし、職場とプライベートの境界はなくして両方楽しみたいという人もいます。また、職場での関係が発展して仲良くなったらプライベートの話もしたい、という人もいます。

つまり、職場で雑談をしたいとか、雑談力を高めたいと思ったときは、まずは相手の価値観や相手との関係性を考えてみることが大切です。

雑談は相手と一緒に行うものなので、相手が嫌がるような雑談を押しつけてもうまくはいかないからです。

ここでは、職場での雑談力を高める手がかりを紹介していきますが、相手との関係性に合わせて試してもらえると嬉しいです。

2-1:相手の持ち物に注目する。

持ち物や服装にはその人の好みが現れるので、特徴的なものを見つけて話題にする方法は、色々な場面で役に立ちます。

また、見えている部分なので、プライベートに踏み込むという不安も少ないと思います。

例えば、「良い色のネクタイですね」とか、「素敵なカバンですね」とか、「赤が好きなのですか?」とか、形や色に注目して伝えるイメージです。

それによって、相手のこだわりや買ったときのストーリーも聴けることがあります。

さらに、自分の持ち物についても話題をふってくれて、会話が発展するかもしれません。

2-2:相手を褒める。

適度に相手を褒めることで親近感も湧くので、会話が広がるだけでなく、関係性も発展していきます。

褒めるポイントは、持ち物や服装など目に見える部分でも良いし、「こだわりがあって良いですね」とか、「丁寧に生活しているのですね」とか、価値観などに注目しても良いと思います。

相手を褒めることで自分も褒めてもらえることもあり、お互いに親近感が湧き、仲良くなることにもつながります。

また、先輩を褒めることは避けるべきだとされていますが、良い褒め方もあります。

例えば、「先輩の資料はうまくまとまっていますね」と褒めると、上から目線で偉そうだととらえられてしまいますが、「先輩のようにうまくまとめるにはどうしたら良いですか?」と言えば、褒めることにもなるし、質問によって会話も広がっていきます。

2-3:相手を否定しない。

否定されたり批判されたりして、良い気がする人は少ないと思います。

特に雑談の中で、会話を続けたり広げていくときには、相手の意見を否定しないことが大切です。

否定しないことで、相手は「受け入れてくれている」という安心感を感じ、「もう少し話しても良いかも」と思い、会話が続いていきます。

もちろん、相手の全ての意見に同意する必要はありませんが、自分と異なる意見もすぐに否定するのではなく、「あなたはそういう意見なんだね」という感じで受けとめ、視点の違いを楽しむような考え方も大切です。

2-4:質問には具体的に答える。

「はい」や「いいえ」で簡単に答えられる質問に対しても、少し具体的な情報を添えて答える方が会話は広がりやすくなります。

例えば、「本は好きですか?」という質問に対して、「はい、好きです」という答えに加えて、「…という作家が好きです」とか、「月に20冊は読みます」とか、具体的な固有名詞や数字を加えるイメージです。

その答えからさらに、「どの作品が好きなのですか?」とか、「20冊も読むなんて速読が得意なんですね」とか、色々な方向に会話が展開していきます。

2-5:相手との共通点を覚えておく。

雑談の中で相手との共通点が見つかったら、それを覚えておくことが大切です。

共通点を覚えておくことで日常生活の中で話題を探すこともできるし、共通点は親近感にもつながります。

共通点は好きなものや趣味でも良いし、嫌いなものでも良いと思います。嫌いなものが同じというのは、案外、親しみが湧くものです。

第3章:相談力を高める。

仕事を進める上では、指示を聴く力や、仕事の報告や連絡や相談(報・連・相)をする力も大切です。

会話をしない仕事がしたいという人もいますが、ほとんどの場合、指示を受けることから仕事が始まり、報告することで仕事が終わるので、会話を避けることは難しいといえます。

会話が苦手だと感じていると会話を避けたくなりますが、会話と仲良くなることで、人間関係が発展し居心地が良くなるだけでなく、仕事のやりがいも感じられることもあるので、できる部分から試してもらえると嬉しいです。

3-1:指示を聴く力。

多くの場合、仕事は指示を聴くところから始まります。

指示を与えるのは上司や先輩であることが多いですが、意外と伝えることに苦手意識をもっていたり、ちゃんと伝えなければとプレッシャーや不安を感じていたりすることもあるものです。

そのため、指示を聴くときは、相手の目を見たり、適度にうなずいたり、相槌を打ったりしながら、「ちゃんと聴いていますよ」というメッセージを伝えることが大切です。

また、メモを取るのも効果的です。「ちゃんと聴いていますよ」というメッセージにもなるし、後で内容を確認できたりもします。

さらに、複雑な指示の場合は、要約したり質問したりすることで、お互いの理解を確認した上で仕事に取り掛かることができます。

理解できなかった部分については、「すみません、この部分が理解できなかったので、具体的に教えて頂けますか?」と素直に質問しても問題ありません。

わかっていないと思われたくない、と感じることもありますが、わかっていないことをわかって質問することは大切です。

また、勘違いしたまま作業を進め、後で手戻りになることの方が大きなロスであったりもします。

苦手な上司や先輩の場合には、聴くことや接することが苦痛だったりもしますが、ちゃんと聴いていることが伝われば、案外、丁寧に教えてくれるものです。

3-2:報告する力。

報・連・相とよくいわれるように、報告・連絡・相談は仕事を進める上で、多くの人が重要だと考えています。

仕事の結果や途中経過を報告・連絡・相談することで、軌道修正したり、情報共有できたりするからです。

とはいえ、忙しいときに長々と話をするのはお互いに嫌なものです。

そんなときは、結論や結果を先に伝えることを意識すると、端的にわかりやすく伝えることができます。

また、上司は多くの案件を同時に抱えていることも多いので、「…の件ですが」と具体的に伝えることも大切です。

まとめて話すのが苦手という場合は、報告内容を紙に書いてみると良いと思います。

その紙を見ながら話しても良いですし、上司と一緒に紙を見ながら話しても良いと思います。その方が考えやイメージを共有しやすい場合もあります。

3-3:連絡する力。

報告と連絡は似ていますが、報告は仕事の結果などの大局的な情報を伝えることであり、連絡はもう少し細かい情報を伝えるイメージです。

例えば、客先から電話があったことや、欠勤や遅刻なども連絡に含まれます。

さて、仕事をしていると「こんなことまで連絡して良いのかな」と不安に感じることがあります。

でも、「こんなこと」と感じことが大局を左右する大きな情報である場合もあるので、少しでも気になったら連絡しておく方が良いと思います。

「そんなことまで言ってくるな」という人もいますが、それはその人が損をしているように僕は思います。

聴く姿勢を見せなければ情報からどんどん遠ざかり、判断材料が少なくなるからです。

逆に連絡を聴く側になったときは、注意すべきポイントでもあります。

3-4:相談する力。

仕事を進めていく中で、悩んだり迷ったりすることは少なくありません。

前述のように、勘違いしたまま作業を進めたり、勝手な判断をしたりすると、後で大きな手戻りになる可能性もあるので、細かなことでも相談する方が無難です。

また、仕事に限らず、わかることに比べて、わからないことは圧倒的に多いものです。わからないことに気付いて相談することは、とても大切だと思います。

指示を出した人に相談しにくいときは、それ以外の人に相談してみる、という方法もあります。

実際、細かな作業内容は、上司よりも手を動かしてる同僚の方が詳しいことはよくあります。

困ったときに相談できるように、誰が何に詳しいのか知っておくことや、相談しやすい関係性をつくっておくことなど、雑談力を活用して道ならしをしておくことも大切です。

おわりに。

このブログでは、主に職場における基本的な会話術について記載してきました。

職場に限らずプライベートの場面でも活用することで、人間関係が改善されたり居心地が良くなることもあると思います。

また、人間関係の良し悪しが仕事のやりがいにつながることもあるので、できそうな部分から実践の場面で試してもらえると嬉しいです。

 

最後まで読んで頂きありがとうございます☆

小さなことからコツコツと。

 

【関連ブログはこちら】

会話が苦手な人のためのコミュニケーションの技術(基礎技術編)。

会話の不安を解消するための心の準備。

職場のコミュニケーションのストレスを解消して楽しく仕事をする方法。

ブログの感想・お問合わせはこちら。